Reporter zainteresował się tematem i umówił się z Tobą na rozmowę – świetnie! Teraz warto wiedzieć, jak przygotować się na taką wizytę, żeby wypadła jak najlepiej, a kontakt z dziennikarzem zaowocował trwałą współpracą.
Dziennikarze najchętniej podejmują tematy ukazujące problem, nowe trendy i zjawiska, m.in. społeczne i ekonomiczne. Chętnie zajmują się kwestiami związanymi z ciekawymi inicjatywami społecznymi i nowatorskimi ideami. Dlatego temat, którym chcesz zainteresować reportera, warto wkomponować w wyżej wymienioną problematykę. Dzięki temu szanse na skuteczną współpracę z dziennikarzem zdecydowanie wzrosną.
Najbardziej efektywnym sposobem jest przygotowanie informacji prasowej i wysłanie jej do redakcji, albo do konkretnego reportera, jeśli wiemy, że to właśnie on zajmuje się daną tematyką w redakcji, np. ekonomiczną. Pamiętaj, że w informacji prasowej nie może być błędów ortograficznych, stylistycznych ani literówek.
Po wysłaniu tekstu warto zadzwonić do redakcji, powiedzieć, że wysłaliśmy wiadomość i zapytać, czy reporterzy są nią zainteresowani. Taki telefon przede wszystkim ma na celu zwrócenie uwagi na naszą wiadomość. Dziennikarze dostają dziesiątki informacji prasowych dziennie, dlatego mogą łatwo przeoczyć naszego maila. Nie wysyłaj też maili kilka razy pod rząd. Nikt nie lubi być spamowany.
Podczas rozmowy telefonicznej dobrze jest umówić się na spotkanie z dziennikarzem, albo zaprosić go na konferencję prasową lub event, jeśli takie wydarzenia planujemy.
Przed spotkaniem przygotuj sobie najważniejsze informacje dotyczące tematu, którym zainteresował się dziennikarz. Jeśli temat dotyczy organizacji, w której pracujesz, to warto krótko opowiedzieć, czym się zajmujecie i dlaczego to jest ważne. Przydadzą się także statystyki i badania obrazujące wagę problemu. Możesz także przygotować materiały dotyczące organizacji lub eventu, jeśli właśnie tego dotyczy rozmowa.
Przygotowane wcześniej informacje pozwolą Ci się czuć pewnie w czasie spotkania, a rozmowa przebiegnie sprawnie. Dziennikarza prasowego lub radiowego zaproś do cichego pomieszczenia, to ułatwi zarejestrowanie rozmowy. Do nagrań telewizyjnych dobrze jest zorganizować specjalne miejsce. Nagranie można zrealizować na tle dużego plakatu związanego z organizacją albo na tle regału z książkami. Nie stresuj się w czasie rozmowy! Gdy się pomylisz, poproś o powtórzenie pytania. Jeśli nie jesteś pewna/y odpowiedzi na pytanie – sprawdź ją, ale nie improwizuj. na zakończenie rozmowy możesz dać dziennikarzowi swoja wizytówkę. Jeśli będzie miał dodatkowe pytania, łatwo się z Tobą skontaktuje.
Jeśli organizujesz konferencje prasową lub event, przygotuj dla dziennikarzy materiały prasowe, do których będą mogli sięgnąć po powrocie do redakcji. w materiałach powinny znaleźć się najważniejsze informacje dotyczące tematu, którym zainteresował się reporter. Jeśli masz zdjęcia lub filmy, nawet amatorskie, dotyczące tematu, koniecznie przekaż je dziennikarzowi. Można też przygotować drobne upominki dla reporterów.
Reporterzy w ciągu jednego dnia nagrywają rozmowy, piszą tekst i montują całość (radio, TV). to bardzo dużo pracy dlatego nie martw się, jeśli dziennikarz przyszedł na konferencję prasową lub event jedynie na chwilę. Dlatego tak ważne jest Twoje przygotowanie do rozmowy z reporterem i materiały, które mu przekażesz. Dziennikarze bardzo doceniają profesjonalną współpracę.
Bardzo ważną kwestią jest też czas twojej reakcji na prośbę dziennikarza. Jeśli dziennikarz prosi o dodatkowe informacje, zdjęcia, trzeba mu je dostarczyć jak najszybciej. Pamiętaj, że dziennikarz ma określony czas na przygotowanie tekstu lub materiału reporterskiego.
Po publikacji tekstu lub emisji materiału reporterskiego pamiętaj, aby podziękować za zainteresowanie tematem. Dobry kontakt to podstawa trwałej współpracy z dziennikarzami.
Szczególnie ważny jest strój. Załóż żakiet lub marynarkę w jednolitym kolorze. Może to być też sukienka lub koszula. Kolorowe wzory, paski i krata nie wyglądają dobrze w telewizji.
Stań przed kamerą rozkładając ciężar ciała równomiernie na obie nogi. to zapobiegnie chwianiu się na boki. Ręce trzymaj swobodnie wzdłuż ciała. Zachowaj kontakt wzrokowy z operatorem kamery.
A jakie są Twoje doświadczenia związane ze współpracą z dziennikarzami? Jeśli chcesz się nimi podzielić, serdecznie zapraszam. Jeśli uważasz, ze warto przeczytać ten tekst, udostępnij go.
Zobacz, jak możemy wesprzeć Twoje działania: Kontakt z mediami